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企业如何用好规章制度?
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什么样的规章制度才合法有效?
    合法有效的、可以作为劳动争议仲裁委员会和法院审理劳动争议案件依据的规章制度必须符合以下条件:(1)规章制度的内容必须符合法律规定,不违反国家法律、行政法规及政策规定;(2)企业在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定;(3)企业应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示或者告知劳动者。
    规章制度经常会出现无效或者部分无效的情形。部分无效的规章制度,除了无效的部分以外,其余部分仍然有效。规章制度有时也会出现对一部分劳动者有效,对另一部分劳动者无效的情形。无效或者部分无效的规章制度一般因为以下原因造成:(1)规章制度的内容违法,一般会导致规章制度的部分无效;(2)规章制度制定的民主程序违法或者没有履行民主程序,会导致规章制度无效; (3)规章制度没有公示或者告知过劳动者,会导致规章制度无效。如果规章制度仅仅公示或者告知过部分劳动者,会导致规章制度对于部分劳动者有效,对于其他劳动者无效;(4)规章制度仅以企业某个部门的名义发出,可能会导致规章制度对该部门之外的劳动者无效。

企业如何用好规章制度?

    (一)企业如何制定好规章制度?

第一,企业制定规章制度必须内容合法。规章制度的内容要合法,不得违反公序良俗,不得与劳动合同和集体合同相冲突,不得违反公平合理原则。规章制度的内容与劳动合同和集体合同相冲突时,劳动合同和集体合同效力优先。

规章制度内容违法的情形主要表现为两个方面:(1)规章制度直接违反了法律法规的相关规定(如规定“职工在试用期内,由公司提供餐宿但没有工资”);(2)企业通过规章制度赋予自己特定的权利,而这种权利在法律上规定只能够由国家特定机关行使(如规定“违反劳动纪律者面壁思过一小时”)。

第二,企业制定规章制度要符合法定程序。规章制度制定程序的合法性是处理争议依据的法定前提。

企业制定直接涉及劳动者切身利益的规章制度时必须经过民主程序,否则无效。民主程序的履行应当经过以下阶段:(1)企业制定直接涉及劳动者切身利益的规章制度时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见;(2)企业对提出的方案和意见要认真斟酌,与工会或者职工代表进行平等协商;(3)根据协商结果,企业确定规章制度的最终版本。企业要把履行民主程序的每一个步骤的证据留存好,以证明民主程序履行的合法性和规章制度的有效性。

企业必须将规章制度公示或者告知劳动者。公示或者告知劳动者的方式有很多种,例如:(1)阅读签字法;(2)发放签收法;(3)考试法;(4)培训法。企业保留好劳动者的培训签到记录是关键;(5)将规章制度作为劳动合同的附件;(6)大会公示法。企业可以通过召开职工大会告知规章制度,并以适当方式保留告知证据;(7)电子邮件通知法;(8)局域网公布法;(9)公告栏张贴法;等等。前五种方法比较稳妥,后四种方法可能会在举证的时候出现麻烦。企业要谨记,无论采取何种方法公示或者告知劳动者,该证据要证明两点:第一,劳动者已经知晓该规章制度;第二,劳动者所知晓的规章制度同劳动争议中企业所依据的规章制度内容一致。

第三,企业修改和完善规章制度要符合法定程序。

企业修改和完善规章制度,必须遵循以下原则:(1)修改后的内容应当合法、合理;(2)经过民主程序;(3)向劳动者公示或者告知修改后的规章制度。修改规章制度在程序上和内容的要求上与制定规章制度一样,企业应当严格审查内容的合法性、合理性,认真履行各项法定程序。

把规章制度作为劳动合同的附件,看起来很便利,其实弊大于利,企业将很难修改规章制度,除非通过变更劳动合同来达到修改规章制度的目的。如果企业仅仅修改了规章制度,那么该规章制度就会和劳动合同相矛盾(因为修改后的规章制度和修改前的规章制度相矛盾,就必然和把规章制度作为附件的劳动合同相矛盾)。劳动者如果依法请求优先适用劳动合同的约定,就会导致修改后的规章制度部分无效甚至全部无效。因此,规章制度独立化是企业的正确选择。

    (二)企业如何执行好规章制度?

    合法有效的规章制度也会因为执行中的问题导致企业处于不利局面。一般而言,规章制度执行中的问题主要表现在两个方面:(1)企业执行规章制度没有依照法律或者规章制度规定的程序;(2)企业在执行规章制度时没有保留好有关执行过程和结果的证据材料。企业要执行好规章制度,必须做到两点:

第一,企业应当严格依据合法程序执行规章制度。规章制度如果没有按照程序执行,执行结果对于被执行人来说可能就是无效的。企业在依据规章制度处理违规劳动者时,必须严格遵循以下程序:(1)及时采集和依法保全劳动者违规的相关证据。该证据必须是能够得到劳动争议仲裁庭和法院认可的证据;(2)对违规劳动者要及时进行处理。尽管法律没有规定企业运用具体规章制度处理劳动者的时效限制,但是从证据收集和合理执行规章制度的角度来说,企业应当及时对劳动者的违规行为作出处理;(3)企业应当严格依据规章制度规定的执行程序来处理劳动者的违规行为。例如,规章制度要求作出书面处理决定的,作出口头处理决定就没有效力;(4)企业应当依法及时向违规劳动者送达处理结果。

第二,企业应当保留执行规章制度过程中的有效证据。企业收集和保全劳动者违反规章制度的证据是规章制度执行中的关键问题。企业特别需要注意的是,如果劳动者严重违反企业规章制度并因此被企业解除劳动合同,企业必须将该劳动者严重违反企业规章制度的证据进行“固定”,由相关人员及时签名确认或者以其他方式确认,并由专门人员保管该证据。企业要收集和保全的有效证据主要包括:(1)违规依据,一般指劳动者所违反的企业规章制度及其具体条款;(2)违规证据,一般劳动者的违规行为;(3)企业依法处理违规行为的过程和结果。可能作为有效证据证明劳动者违规行为的证据主要有:违规劳动者的“检讨书”、“申辩书”、违规情况说明,有违规劳动者本人签字的违规记录,政府有关部门的处理意见、处理记录,有关物证,有关书证及视听资料,其他劳动者或者知情者的证言等。在司法实践中,有违规劳动者签字的书面证据以及政府有关部门对违规事件的处理结论或者处理记录是劳动争议仲裁委员会和法院乐于采信的证据。



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